Понятие служебных писем и их виды

Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем». Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу.


Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности…», «В ближайший год школа не предполагает…» и т.д. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Понятие служебных писем и их виды

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии.

Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам.

Правила оформления и регистрации

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90. Текст письма печатают через 1,5 интервала. 4.Текст письма должен быть лаконичным, убедительным.

7.В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем. 9.Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям. 10.Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. 11.Информационно-рекламное письмо.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу. Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации.

Немного по теме: